Als Übersetzer*in schreibst du regelmäßig Angebote – jedenfalls, wenn du nicht nur für Agenturen arbeitest. Und selbst dann kann sein, dass Übersetzungsagenturen von dir als Freiberufler*in ein spezifisches Angebot anfordern: zum Beispiel im Rahmen einer Ausschreibung, an der das Unternehmen teilnehmen will. In diesem Beitrag erfährst du, wann sich für freiberuflich tätige Übersetzer*innen eine Angebotsabgabe lohnt und wann nicht.
Wann lohnt es sich für Übersetzer*innen, ein Angebot abzugeben?
Wahrscheinlich kennst du es – das lange Warten nach der Angebotserstellung. Wird der Kunde dein Angebot für eine Übersetzung annehmen? Wird er deinen Kostenvoranschlag ablehnen? Oder wird der potenzielle Kunde einfach abtauchen und gar nichts mehr von sich hören lassen?
Für die Angebotserstellung brauchst du oft viel Zeit
Für Kunden, die dein Angebot nicht annehmen, hast du als Übersetzer*in häufig viel Zeit umsonst investiert. Vielleicht hast du nicht nur alle Ausgangsdateien genau gesichtet. Eventuell hast du sogar in aufwändiger Kleinarbeit ein ganzes Konzept erstellt – so geht es jedenfalls Übersetzer*innen in Leichte Sprache immer mal wieder. Gute Expert*innen für leicht verständliche Kommunikation fertigen nämlich keine Eins-zu-Eins-Übersetzungen an. Sie entscheiden, was die wesentlichen Inhalte für ihre Zielgruppe sind und wie sie am besten präsentiert werden können.
Das Ergebnis: viel Frust
Eventuell hast du als Übersetzer*in auch noch ein Kundengespräch geführt und dich in Erwartung eines sicheren Auftrags minutiös darauf vorbereitet. Oder aber du hast ein komplettes Wochenende damit verbracht, die Unterlagen für eine Ausschreibung zu sichten und ein Gebot abzugeben. Du hast genau kalkuliert, wofür du wie viel Zeit brauchst, und dich nach Geschäftspartner*innen umgesehen.
Das Resultat, wenn es für dich als Übersetzer*in zu keinem Auftrag kommt: viel verlorene Zeit, in der du produktiv hättest arbeiten oder dich entspannen können. Und jede Menge Frust! An deiner Auftragslage als Sprachmittler*in hat die investierte Zeit nichts geändert, dein Umsatz wird sich auch in diesem Monat nicht nach oben bewegen.
Natürlich bist du aber auch ab und zu erfolgreich. Und ja, es gehört natürlich zum Business von Übersetzer*innen dazu, Angebote und Kostenvoranschläge zu erstellen. Woher aber weißt du im Vorfeld, ob sich eine Angebotserstellung lohnt?
Hör bei Anfragen für Übersetzungen auf dein Bauchgefühl
Diese Woche habe ich auf Social Media gelesen: „Vor mir liegt eine Einladung zu einer Ausschreibung, auf die ich gern antworten würde. Aber ich raufe mir jetzt schon die Haare.“ „Ich hadere gerade mit einer Ausschreibung. Das Projekt ist inhaltlich spannend, aber das Zuschlagskriterium zu 100 Prozent der Preis. Dabei ist mir nicht wohl.“ „Schon bei der letzten Ausschreibung der Art hat ein Billigheimer gewonnen, der dann jahrelang für seine schlechten Texte kritisiert wurde. Ob ich da eine Chance habe?“ „Wenn ich die Anfrage lese, ist mir unwohl: ‚Bitte nennen Sie uns für die Übersetzung Ihren besten Preis.‘“
Meist weißt du insgeheim schon nach dem Lesen einer Anfrage oder einer Ausschreibung, dass du darauf eigentlich nicht mit einem Angebot antworten solltest. Du haderst mit einer Ausschreibung? Dir ist beim Briefing unwohl? Du hast Lust, dir die Haare zu raufen? Größere Zweifel machen sich breit? Dann lass die Finger davon – erst recht, wenn mit dem Schreiben des Angebots viel Zeit und Aufwand verbunden ist.
Gründe, als Übersetzer*in kein Angebot abzugeben
Welche Gründe gibt es außer einem schlechten Bauchgefühl noch, kein Angebot für eine Übersetzung zu erstellen?
#1 Falsche Wellenlänge
Bereits beim Lesen der Anfrage merkst du, dass du mit dem potenziellen Kunden nicht auf derselben Wellenlänge unterwegs bist. Vielleicht ist dir dein Auftraggeber in spe sogar unsympathisch. Die Aussicht, bei einem Zuschlag mit dem Kunden zusammenarbeiten zu müssen, heitert deinen Tag nicht gerade auf – wobei wir irgendwie auch schon wieder beim Bauchgefühl wären. Wenn dir ein Kunde unsympathisch ist oder andere Werte hat, sendet dir dein Körper in der Regel klare Signale. Du musst nur darauf hören und sie richtig deuten. Wahrscheinlich warnen sie dich davor, dass du dich während der Ausführung des Auftrags immer wieder ärgern würdest und sich der Kunde als schwierig entpuppt. Wie du als Übersetzer*in schwierige Kunden erkennst, verrate ich dir hier.
#2 Zu starke Orientierung am Preis
Auch dieser Punkt klang oben schon an: Mach eine Rolle rückwärts, wenn du den Eindruck hast, dass der potenzielle Kunde ein Sparfuchs ist. Wenn der Auftraggeber in seiner Ausschreibung oder Anfrage anklingen lässt, dass sein Hauptkriterium der möglichst günstige Preis ist, lass es bleiben. Dann tun sich dir als Übersetzer*in nämlich nur zwei Perspektiven auf.
Zwei Perspektiven bei starker Preisorientierung:
- Du nennst in deinem Angebot die Summe, die du für deine Arbeit wirklich haben möchtest. Bist du nicht Tante Erna, die keinen Plan von Übersetzung hat, aber die etwas Französisch spricht und sich zu ihrer Rente noch etwas dazuverdienen möchte, wird dein Preis zu hoch sein. Heißt: Du hast Zeit in ein Angebot investiert, für das du auf keinen Fall den Zuschlag bekommst.
- Du willst den Auftrag – aus irgendwelchen Gründen – unbedingt an Land ziehen. Sei es, dass deine Auftragslage als Freiberufler*in schon länger schlecht ist. Oder dass du das Projekt besonders interessant findest. Vielleicht versprichst du dir durch den Auftrag auch Sichtbarkeit, weil du im Rahmen einer Veröffentlichung als Übersetzer*in genannt wirst. Oder aber, du hast mehrere Angestellte und musst unbedingt mehr Aufträge an Land ziehen. Aus einem oder mehreren dieser Gründe entscheidest du dich, deinen Preis für die Übersetzung ganz weit unten anzusetzen. In der Hoffnung, dass es nicht noch einen anderen Anbieter gibt, der ihn noch weiter im Keller ansiedelt. Ergebnis: Eventuell bekommst du den Zuschlag tatsächlich, ärgerst dich aber während der gesamten Ausführung des Übersetzungsauftrags, weil das Projekt eigentlich nicht rentabel ist. Und weil du der Meinung bist, dass du mit deiner Expertise als erfahrene Übersetzer*in mehr verdienen solltest. Wenn’s blöd geht, ärgerst du dich deshalb nicht nur ein paar Wochen oder Monate, sondern Jahre. Zum Beispiel, weil du den Zuschlag für ein Projekt bekommen hast, das dich drei, vier oder noch mehr Jahre an den Auftraggeber bindet.
#3 Preisbegrenzung
Manche Kunden machen schon zu Beginn oder im Laufe des Ausschreibungsverfahrens klar, dass sie ein Preislimit haben. Ist dieses Preislimit weit oben angesiedelt: Bingo! Das hatte ich tatsächlich auch schon und deshalb mag ich deutlich kommunizierte Preislimits auch. Als Freiberufler*in weißt du sofort genau, woran du bist. Gerade Kunden für Leichte-Sprache-Texte frage ich oft, ob sie für das Projekt ein Limit im Kopf haben. Danach teile ich ihnen mit, was im Rahmen ihres Limits möglich ist. Manchmal aber ist der Preis so niedrig, dass es gar keinen Sinn macht, ein Gebot abzugeben. Und dann bin ich ebenfalls froh, wenn ich diese klare Preisbegrenzung im Vorfeld kenne.
Preislimits sind oft im Keller
Vor Jahren zum Beispiel habe ich mich mit drei weiteren Unternehmen zusammengeschlossen und ein Gebot für die Ausschreibung eines Museums abgegeben. Bekanntes Haus, das auf vielen Ebenen barrierefrei oder zumindest barrierearm werden wollte. Zu viert konnten wir alle Leistungen abdecken – bauliche Veränderungen, leicht verständliche Texte, Tastmodelle und noch einiges mehr.
Riesiger Aufwand für nichts
Nachdem wir uns mehrmals online getroffen, abgestimmt und jeder seine Kalkulation erstellt hatte, gaben wir ein gemeinsames Angebot ab. Weil es ein Großauftrag mit hohem Renommee war, hatten wir unsere eigentlichen Stundensätze etwas nach unten korrigiert. Belassen hatten wir sie aber immer noch auf einem Niveau, das es uns erlaubte, mit Freude an die Sache zu gehen und mit einem einigermaßen guten Umsatz aus der Sache herauszugehen.
Ein paar Wochen nach Ablauf der Frist wurden wir vom Museum kontaktiert: Es gebe eine Preisbegrenzung und alle Bieter lägen darüber. Daher sollten alle im Rahmen dieses Limits noch einmal ein Gebot abgeben. Das Limit betrug nicht einmal 50 Prozent unseres ursprünglichen Preises. Wir berieten uns 20 Minuten und beschlossen dann, das Feld anderen zu überlassen.
Bei niedrigem Limit kein Gebot abgeben
Hätten wir von Anfang an von dem Limit gewusst, hätten wir uns nie beteiligt und jede Menge Zeit gespart: etwa drei halbe Tage Besprechung, je Anbieter 8 bis 12 Stunden für die Angebotserstellung und in meinem Fall 4 Stunden für eine Probeübersetzung.
#4 Hoher Aufwand vor der Angebotsabgabe
Seit dieser und einer weiteren negativen Erfahrung bin ich bei Ausschreibungen und Angebotserstellungen sofort raus, wenn diese mit einem hohen Aufwand verbunden sind. Denn ganz realistisch: Ich bin nicht die einzige kompetente Freiberuflerin, die für die Übersetzung ein Angebot erstellt.
Ausschreibungen stoßen meist auf eine große Resonanz
Auf Ausschreibungen reagieren teils hunderte Anbieter und selbst, wenn es mal nur 40 sind, ist dies immer noch viel. Die Chancen, den Zuschlag zu bekommen, sind also von vornherein nicht besonders hoch. Und zwar sogar dann, wenn du alle Kriterien (Qualifikation, bisherige ähnliche Projekte, Berufserfahrung …) erfüllst. K.-o.-Kriterium ist fast immer der Preis, auch wenn er nur bei 40 Prozent angesiedelt ist. Vom niedrigsten Gebot werden nur unerhebliche Abweichungen toleriert.
Große Preisspanne bei den Angeboten
Auf LinkedIn schrieb eine Leichte-Sprache-Übersetzerin erst: „Sollen da nun wirklich ein paar Hundert Euro mehr oder weniger darüber entscheiden, wer mehrere Jahre lang ein Projekt betreuen darf?“ Nein, in der Regel geht es nicht um ein paar Hundert Euro. Jedenfalls nicht bei großen Ausschreibungen. Oft beläuft sich der höchste Preis im Vergleich zum niedrigsten auf das Doppelte oder Dreifache. Woher ich das weiß? Ich kenne Leute in Deutschland und Frankreich, die ausschreiben und in deren Karten ich schauen durfte – nachdem ich eine Ausschreibung verloren hatte.
#5 Kein Kontakt mit Entscheider*innen
Schlecht ist auch, wenn du im Vorfeld nie mit der Person sprechen kannst, die über die Vergabe entscheidet. Viele Entscheider*innen haben schon ganz klare Vorstellungen von dem Unternehmen, an das sie den Auftrag vergeben möchten. Gehörst du nicht dazu und ist dein Preis zu hoch, gehen deine Chancen gegen null. Manchmal übrigens auch, wenn dein Tarif niedriger ist als der des Favoriten.
#6 Der Auftrag passt nicht zu dir
Du bist als Übersetzer*in nicht der perfekte Match für den Auftrag, weil er zum Beispiel nicht deinem Spezialgebiet entspricht? Oder aber die Zielsprache passt nicht ganz? Du bietest zum Beispiel eigentlich kein Deutsch für die Schweiz, sondern nur für Deutschland an? Du kannst zwar Zeichnungen liefern, aber keine Icons? Du kannst die Deadline nicht einhalten oder kein Vier-Augen-Prinzip organisieren? … Dann ist der Auftrag nichts für dich!
Manche Aufträge sind nur von großen Agenturen zu stemmen
Manche Ausschreibungen haben zum Beispiel so enge Lieferfristen, dass sie von Freiberufler*innen gar nicht zu stemmen sind. Wenn du dich zum Beispiel dazu verpflichten sollst, 3000 Wörter immer spontan innerhalb eines Tages zu übersetzen (und dies vielleicht noch in fünf Sprachen), dann wird dies für dich als Freelancer*in nicht machbar sein. Ebenso, wenn die Frist für die Prüfgruppe viel zu knapp ist.
Du wirst manchmal schon andere Aufträge haben, krank sein oder mal ausspannen. Und auch deine Prüfer*innen werden nicht immer sofort zur Verfügung stehen, zumal Auftraggeber von Ausschreibungen das Datum der Zusendung der Ausgangstexte oft im Dunkeln lassen.
Vorsicht auch: Viele Verträge sehen fette Strafen vor, wenn du irgendwelche Punkte nicht einhältst!
#7 Du bist nur das Vergleichsangebot
Bei einigen Ausschreibungen steht von Anfang an fest, wer den Zuschlag bekommt. Trotzdem braucht der Ausschreibende mindestens drei Angebote. Manchmal holt er diese bewusst von teuren Freiberufler*innen oder Agenturen ein, um einen Anbieter zu boosten, der preislich darunterliegt. Weil er sich aus den unterschiedlichsten Gründen schon für diesen Anbieter entschieden hat und ihn mit der Übersetzung beauftragen will. Zum Beispiel, weil das Unternehmen schon für ihn gearbeitet hat. Oder weil er den Freiberufler persönlich kennt. Vielleicht auch, weil ihm dieser Anbieter empfohlen wurde oder er in der eigenen Stadt ansässig ist.
Der Anbieter steht schon vor der Angebotsabgabe fest
Dein Angebot ist also nur ein Pro-forma-Ding, das er einholen muss. Manchmal wird dies auch schon im Wording der Anfrage klar. Dann kannst du dir überlegen: Gibst du trotzdem ein Angebot ab und erweist dem Auftraggeber einen Dienst? Vielleicht revanchiert dieser sich ja bei der nächsten Gelegenheit und schießt dir ebenfalls ein Projekt zu? Manchmal mache ich das, investiere aber nicht mehr als 20 Minuten in den Kostenvoranschlag. Und ja, manchmal bekomme ich dann bei einer anderen Gelegenheit den Auftrag.
Berechne deinen Kostenvoranschlag
Bei manchen Unternehmen weiß ich, dass es nie zu einem Auftrag kommt. In diesem Fall erstelle ich Angebote nur, wenn mir die Zeit dafür finanziell erstattet wird. Ein Kostenvoranschlag, für den ich 30 Minuten gebraucht habe, kostet dann zum Beispiel 50 Euro.
Zusammenfassung: Wann lohnt es sich für Übersetzer*innen, ein Angebot abzugeben?
Bevor du ein Angebot für eine Übersetzung erstellst, solltest du abwägen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass du den Zuschlag bekommst. Wenn die Erfolgswahrscheinlichkeit niedrig, der Aufwand für die Angebotserstellung aber hoch ist, solltest du kein Angebot schreiben.
Zieh als Übersetzer*in klare Grenzen
Wo deine genaue Grenze erreicht ist, entscheidest du natürlich selbst. Deine Entscheidung sollte auf Fakten basieren, gleichzeitig solltest du dein Bauchgefühl aber nicht außer Acht lassen. Denn meiner Erfahrung nach trügt das Bauchgefühl nie und zwar auch dann nicht, wenn es mies ist und die Fakten super aussehen.
Ärgere dich nicht mit unpassenden Aufträgen herum
Im schlechtesten Fall bekommst du den Zuschlag für ein Projekt, von dem du dir wünschst, dass du nie dafür ausgewählt worden wärst: weil die Wellenlänge mit dem Auftraggeber nicht passt, weil du eigentlich nicht die Ressourcen dafür hast, weil du dafür besser bezahlte Übersetzungsaufträge ablehnen musst … Als Unternehmer*in hast du nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung und solltest immer überlegen, wie du sie einsetzt.
“Du hast gut reden”
Seit ich wieder einen Zweitjob habe (nein, nicht weil meine Auftragslage schlecht ist, das ist sie nicht), höre ich ab und zu:
„Du hast gut reden. Du bist auf den Auftrag nicht angewiesen.“ Ja, das ist richtig. In einer guten finanziellen Situation zu sein, macht es mir jedoch möglich, besser hinzuschauen: Will ich einen Auftrag? Bin ich dafür geeignet? Kann ich ihn zu den genannten Konditionen durchführen? Möchte ich für diesen Kunden arbeiten? Wie viel Geld möchte ich?
Übersetzungskunden, die gut für Qualität zahlen
Seit ich mir meine Übersetzungsaufträge aussuchen kann, habe ich meine Preise gewaltig erhöht. Ich habe dadurch aber nicht weniger Aufträge. Ich habe nur andere Kunden: Kunden, die wirklich bereit sind, für Qualität zu zahlen. Viele sind auch geblieben: weil sie gute Texte schätzen. Und Haltung. Weil sie bereit sind, für hervorragende Arbeit tiefer in die Tasche zu greifen. Und für pünktliche Lieferungen, Mitdenken, für Leistungen, die den Alltag leichter machen. Solche Kunden kannst auch du finden.
Setz keine Zeit in unrentable Projekte
„Ja, aber du hast keine Angestellten.“ Ich bin seit 2013 selbstständig und Personen einzustellen, war nie mein Ding. Zu viel Verantwortung, zu wenig Freiheit, zu hohe Fixkosten. Jede Entscheidung, die du triffst, hat Folgen … Und wenn du Angestellte hast, kannst du es dir erst recht nicht erlauben, Zeit für unrentable Projekte zu verschwenden.
