Sicher kennst du das auch: Du suchst eine E-Mail, aber findest sie nicht. Wo war noch einmal der Link fürs Zoom-Meeting? Wo die Übersetzung deiner Marketingbroschüre ins Deutsche? Und wo versteckt sich die Rechnung?
Wie du vielleicht weißt, arbeite ich nicht nur als Übersetzer*in. Seit 2014 betreibe ich auch eine kleine Übersetzungsagentur. Mit einigen Übersetzer*innen arbeite ich regelmäßig zusammen. Die Qualität ihrer Übersetzungen ist super, sie liefern pünktlich. Anfragen werden schnell beantwortet, der Ton ist höflich. Was mich aber bei manchen Dienstleistern regelmäßig stört: der Betreff – vor allem, wenn es um die Rechnung geht.
Wie du den Betreff im E-Mail-Verkehr mit deinen Übersetzungskunden so formulierst, dass du deinen Auftraggebern Zeit sparst, erfährst du hier:
Wertvoller Tipp für den E-Mail-Verkehr mit Übersetzungskunden
E-Mails, über die sich Übersetzungskunden ärgern
Wenn ich eine Rechnung meiner Übersetzer*innen nicht sofort herunterlade, finde ich sie ein paar Tage später nicht mehr. Warum? Die wenigsten Sprachmittler*innen verschicken ihre E-Mails mit aussagekräftigen Betreffzeilen. Stattdessen findet sich im Betreff: „Übersetzung Französisch > Deutsch“, „Französische Übersetzung“ oder „Dein Text“. Von „Rechnung“ keine Spur.
Während ich mich durch die E-Mails klicke, ärgere ich mich. Mit jeder geöffneten Nachricht etwas mehr. Und da bin ich sicher nicht die Einzige …
Ein aussagekräftiger Betreff hilft, deine E-Mail zu finden
Eine aussagekräftige Betreffzeile ist im E-Mail-Verkehr Gold wert. Wenn du genau formulierst, worum es in deiner E-Mail geht, weiß dein Kunde sofort, was sich wo befindet: die Rechnung, die Übersetzung, der Kostenvoranschlag, der Link für das Zoom-Meeting.
Du verschickst eine Rechnung?
Dann schreib im Betreff deiner E-Mail: „Rechnung Leichte Sprache“, „Rechnung Übersetzung ins Französische“, „Rechnung Übersetzung in Einfache Sprache“. Vielleicht erwartet dein Kunde auch einen bestimmten Betreff, zum Beispiel [Rechnung + Monat + Jahr] oder [Rechnung + Übersetzung + Monat]: „Rechnung Mai 2025“ oder „Rechnung Übersetzung Juni“. Falls ja, solltest du dich unbedingt an die Vorgaben halten.
Du versendest einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot?
In diesem Fall solltest du als Übersetzer*in in den Betreff schreiben: „Kostenvoranschlag Leichte Sprache“, „Kostenvoranschlag Übersetzung ins Deutsche“, „Angebot Übersetzung Wahlprogramm in Leichte Sprache“ oder „Angebot Übersetzung Blogartikel ins Englische“.
Du lieferst die bestellte Übersetzung?
Dann sollte deine Betreffzeile folgendermaßen lauten: „Lieferung Übersetzung Weinbroschüre ins Deutsche“, „Lieferung Wahlprogramm in Leichter Sprache“, „Lieferung Erstfassung Broschüre in Einfacher Sprache“, „Lieferung geprüftes Wahlprogramm in Leichter Sprache“ oder „Lieferung Verkostungsnotizen Französisch“.
Ein genauer Betreff in deiner E-Mail spart deinem Kunden Zeit
Mit diesen Betreffzeilen weiß der Empfänger genau, was sich in deiner E-Mail befindet. Er muss sich nicht durch x E-Mails wühlen, um deine Rechnung oder deinen übersetzten Text zu finden. Insbesondere bei längeren E-Mail-Verläufen ist dies sehr praktisch. Hier behältst du am besten die ursprüngliche Betreffzeile deines Übersetzungskunden bei (zum Beispiel: „Anfrage Übersetzung ins Deutsche”) und setzt dahinter ein „hier“:
„Anfrage Übersetzung Reiseführer ins Deutsche – hier: Kostenvoranschlag“
„Anfrage Übersetzung Reiseführer ins Deutsche – hier: Lieferung“
Gar nicht so schwierig, oder? Es genügt, daran zu denken …
